Как безболезненно передать финансовый учет на аутсорс?

Вопрос о передаче финансовых функций на аутсорсинг актуален для компаний разного размера, с разной организационной структурой, сферой деятельности и стратегией развития. В большинстве случаев аутсорсинг помогает оптимизировать затраты, обеспечить гибкость в отношении персонала, избежать расходов на приобретение информационных систем и организацию отдельного подразделения (начисление зарплат и отчислений в фонды). Разберемся, как безболезненно передать учетные функции на аутсорсинг и грамотно организовать взаимодействие с исполнителем.

 Что можно отдать для исполнения сторонней организации?

Первым делом определитесь, какие процессы передавать на аутсорсинг.

- бухгалтерский и налоговый учет полностью или отдельные участки (расчет заработной платы, формирование и сдача налоговых деклараций, функция главного бухгалтера и др.)

- управленческий учет

- кадровый учет

- юридическое сопровождение и пр.

Как выбрать качественного аутсорсера?

Определите, каким ключевым требованиям должна соответствовать аутсорсинговая компания. Компания должна зарекомендовать себя на рынке и иметь положительные референции. Выясните:

- как давно компания работает на рынке, как оформлен сайт: представлена ли на сайте информация о ключевых специалистах, есть ли описание реализованных проектов, кто клиенты компании и пр. 

- изучите отзывы клиентов

- понятно ли вам ценообразование на услуги исполнителя, выясните до деталей, что входит в услугу

- посетите офис компании, пообщайтесь лично с сотрудниками, оцените их навыки делового общения и уровень квалификации.

Изучите коммерческие предложения. 

Привлеките к этому процессу специалистов из финансового отдела — они смогут указать на нюансы, часто не замечаемые руководством. Анализируя стоимость, обратите внимание, как происходит расчет стоимости услуг аутсорсера, будет ли это фиксированная цена за весь объем услуг, почасовая оплата, либо стоимость рассчитывается исходя из количества совершенных операций, если мы говорим, например, о бухгалтерском учете. 

Документооборот и взаимодействие с исполнителем. Изучите договор и проговорите с аутсорсером все нюансы относительно того, каков порядок организации документооборота, какие сроки и регламенты обмена информацией, какие используются для этого программы, способы коммуникации. Мы рекомендуем разработать согласованный график документооборота. Он должен быть составлен так, чтобы у исполнителя было достаточно времени для получения и отражения первички. Обсудите, как решаются те или иные возникающие вопросы, кто ответственный за взаимодействие с Вашей компанией со стороны аутсорсера. Со стороны Вашей компании также назначьте ответственного сотрудника. 

Ответственность и условия о конфиденциальности.

 В договоре должна быть предусмотрена ответственность аутсорсера за качество предоставляемых услуг. Как правило, это ответственность за своевременность представления отчетов в контролирующие органы, за правильность начисления налогов, за соответствие ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета действующему законодательству. Исключение составляют случаи, когда несвоевременная или недостоверная подача отчетности произошла по вине самого заказчика. 

Многие компании не хотят передавать финансовые учетные функции  сторонней организации, опасаясь за сохранность коммерческой тайны. Серьезная аутсорсинговая компания всегда включает в договор положения о неразглашении финансовой информации своих клиентов или заключает дополнительно соглашение о неразглашении. 

Важно! Наша рекомендация – перед передачей дел аутсорсинговой компании целесообразно провести экспресс-аудит. Экспресс-аудит позволяет определить, насколько корректно ведется бухгалтерский, налоговый, кадровый учет в Вашей компании. По сути это сверка базы с первичными документами. Чтобы не допустить конфликтных ситуаций связанных, например, с негативными налоговыми последствиями из-за ошибки, допущенной до передачи дел на аутсорсинг, или потери данных, к которым, как правило, приводят не выявленные вовремя ошибки, мы рекомендуем зафиксировать результаты экспресс-аудита в акте, который и отразит фактическое состояние учета.

В акте необходимо указать:

•наличие искажений

•несоответствие первичных данных отражению их в отчетности

•отсутствие документов

•иные выявленные факты.

Если экспресс-аудит выявил ошибки, мы рекомендуем заказчику восстановление учета или же даем рекомендации по составлению локальных нормативных актов (приказы, распоряжения, внутрифирменные положения), обосновывающие уже устоявшийся алгоритм отражения фактов хозяйственной деятельности компании. 

Налаживаем работу

Период «притирки» заказчика и исполнителя может занимать от месяца до полугода в зависимости от размеров бизнеса и профессионализма компании-исполнителя. Нужно быть к этому готовыми обеим сторонам. 

Для безболезненной передачи учетных функций на аутсорсинг нужно организовать проектную команду на переходный период.  В такую команду со стороны заказчика, как правило, входят представители всех подразделений, которых затрагивает аутсорсинг: HR-подразделение, финансовая служба, IT-служба. Руководителем проекта, который должен обладать достаточными полномочиями и самостоятельностью в отношении принимаемых решений, как правило, назначают финансового директора или его заместителей. 

Исполнителю понадобится некоторое время для правильного понимания текущего состояния дел в компании, для тщательного погружения в ее корпоративную учетную политику. Скорее всего, нужно будет провести ряд встреч с ключевыми лицами компании-исполнителя для инструктажа. Лучше всего дать все необходимые разъяснения аутсорсеру на этом этапе. 

Наша практика показывает, что взаимодействие происходит со многими штатными сотрудники заказчика. Поэтому, чтобы избежать конфликтных ситуаций, мы рекомендуем заранее объяснить персоналу порядок взаимодействия с аутсорсиноговй компанией, оптимально для каждой должности разработать свой регламент. 

Команда специалистов консалтингового бюро "БиЭйГруп" располагает всеми необходимыми знаниями и практическим опытом для эффективного ведения бухгалтерского, налогового, управленческого и кадрового учета. Наши компетенции:

•анализ системы и методологии бухгалтерского учета

•постановка бухгалтерского, налогового и управленческого учета

•восстановление бухгалтерского и кадрового учета

•ведение бухгалтерского учета как в целом по организации, так и по отдельным участкам 

•ведение управленческого учета

•сопровождение при налоговых проверках

•ведение кадрового учета и расчетов с персоналом.

• < Назад
• Вперёд >