Оптимизация организационной структуры предприятия при быстром развитии филиальной сети с частичной передачей функций центрального офиса в филиалы; оптимизация управленческого учета.

 
Сроки: 2013-2014

Территория реализации: Санкт-Петербург, регионы

Бизнес-направление: производство и продажа строительных материалов

В результате активной работы на рынке компания, занятая в сфере производства и продажи строительных материалов, стала динамично развиваться: увеличилось число заказов, заработали новые филиалы в регионах. Вырос объем работы у руководителей всех уровней и у сотрудников, занятых производственным и экономическим планированием. Много времени стали занимать контроль и согласование работ.

Проблемы: Организационная структура стала неэффективной для реализации поставленных задач. Деятельность подразделений не была строго регламентирована, в оперативном порядке решались вопросы ответственности должностных лиц и подразделений.

Цель проекта - структурно реорганизовать компанию с целью повышения эффективности ее деятельности.

На первом этапе, компании нужно было определить степень децентрализации процессов. В первую очередь провели диагностику системы, а затем уже начали внедрять изменения.

Диагностика существующей организационной системы
Специалисты «БиЭй Груп» провели комплексный анализ системы управления бизнес-процессами:

• экспертиза должностных инструкций
• интервьюирование ключевых должностных лиц
• определение этапа жизненного цикла
• разработка оптимальной системы движения информации
• сравнение эффективности существующей структуры с новыми вариантами
• описание бизнес-процессов «как есть».

В результате проделанной работы выяснилось, что:

• подразделения компании частично дублируют работу друг друга
• планирование идет в ручном или полуавтоматическом режиме, отсюда избыток «бумажной работы»
• топ-менеджеры серьезно загружены оперативными задачами
• отсутствует система планирования необходимых объемов материально-технических и кадровых ресурсов
• существует задержка в передаче оперативных данных за счет множества избыточных уровней
• присутствуют коммуникационные разрывы
• существуют простои оборудования
• существуют задержки согласований

Задачи проекта были определены по результатам анализа:

• провести децентрализацию, то есть перераспределить функции между центром и филиалами с передачей головному офису функции контроля, при этом все договорные функции остаются в центре
• оптимизировать численность подразделений компании для постановки эффективного  процесса обмена информацией
• автоматизировать все бизнес-процессы, используя базовый функционал имеющейся в компании системы 1С УПП
• увеличить объемы производства и повысить прибыльность.

При изменении организационной структуры компания выделила следующие стратегические задачи:

1. увеличение клиентской базы
2. рост годовой выручки.

Результаты проекта:

• Ряд функций передан филиалам. Филиалы самостоятельно реализуют процессы, связанные с планированием, исполнением и контролем. Часть оперативной информации обрабатывается в филиалах, а аналитическая информация передается в центр. Решения о работе с проектами, их завершении, согласования договоров принимаются головным офисом. Данные о проектах и их финансировании аккумулируются в центральном офисе. Передача функций филиалам разгрузила центральный офис на 30–50%, обеспечило компактность структуры и ее прозрачность.
• Кадровый учет передан на аутсорсинг. В головном офисе создан HR-департамент, отвечающий за подбор, обучение и развитие персонала. Все это позволяет экономить ресурсы.
• На основе лучших мировых и российских практик, сгруппированы и автоматизированы бизнес-процессы компании. Разработаны корпоративные стандарты и регламенты по управлению проектами, которые позволяют автоматизировать бизнес-процессы компании с филиальной сетью. Разработана эффективная автоматизированная система складского учета, позволяющая оптимизировать службу управления складами и службу поддержки производства
• Разработаны регламенты, регулирующие порядок и сроки предоставления оперативной информации, правила коммуникации, определены рамки компетенций отделов. Введена система прогнозирования необходимых объемов кадровых и материально-технических ресурсов в рамках отдельных проектов.
• Проведены дополнительные настройки базовой функциональности используемой в компании системы 1 УПП, что позволило автоматизировать все бизнес-процессы. Кроме этого, были внедрены автоматизированные системы, обеспечивающие оперативное согласование и возможность удаленных совещаний и собеседований. В результате автоматизации скорость планирования увеличилась в разы.
• Усовершенствована система менеджмента качества, которая является дополнительным конкурентным преимуществом компании.

• < Назад
• Вперёд >