Оптимизация организационной структуры предприятия при быстром развитии филиальной сети с частичной передачей функций центрального офиса в филиалы; оптимизация управленческого учета.
Сроки: 2013-2014
Территория реализации: Санкт-Петербург, регионы
Бизнес-направление: производство и продажа строительных материалов
В результате активной работы на рынке компания, занятая в сфере производства и продажи строительных материалов, стала динамично развиваться: увеличилось число заказов, заработали новые филиалы в регионах. Вырос объем работы у руководителей всех уровней и у сотрудников, занятых производственным и экономическим планированием. Много времени стали занимать контроль и согласование работ.
Проблемы: Организационная структура стала неэффективной для реализации поставленных задач. Деятельность подразделений не была строго регламентирована, в оперативном порядке решались вопросы ответственности должностных лиц и подразделений.
Цель проекта - структурно реорганизовать компанию с целью повышения эффективности ее деятельности.
На первом этапе, компании нужно было определить степень децентрализации процессов. В первую очередь провели диагностику системы, а затем уже начали внедрять изменения.

Диагностика существующей организационной системы
Специалисты «БиЭй Груп» провели комплексный анализ системы управления бизнес-процессами:
- экспертиза должностных инструкций
- интервьюирование ключевых должностных лиц
- определение этапа жизненного цикла
- разработка оптимальной системы движения информации
- сравнение эффективности существующей структуры с новыми вариантами
- описание бизнес-процессов «как есть».
В результате проделанной работы выяснилось, что:
- подразделения компании частично дублируют работу друг друга
- планирование идет в ручном или полуавтоматическом режиме, отсюда избыток «бумажной работы»
- топ-менеджеры серьезно загружены оперативными задачами
- отсутствует система планирования необходимых объемов материально-технических и кадровых ресурсов
- существует задержка в передаче оперативных данных за счет множества избыточных уровней
- присутствуют коммуникационные разрывы
- существуют простои оборудования
- существуют задержки согласований
Задачи проекта были определены по результатам анализа:
- провести децентрализацию, то есть перераспределить функции между центром и филиалами с передачей головному офису функции контроля, при этом все договорные функции остаются в центре
- оптимизировать численность подразделений компании для постановки эффективного процесса обмена информацией
- автоматизировать все бизнес-процессы, используя базовый функционал имеющейся в компании системы 1С УПП
- увеличить объемы производства и повысить прибыльность.
При изменении организационной структуры компания выделила следующие стратегические задачи:
- увеличение клиентской базы
- рост годовой выручки.
Результаты проекта:
- Ряд функций передан филиалам. Филиалы самостоятельно реализуют процессы, связанные с планированием, исполнением и контролем. Часть оперативной информации обрабатывается в филиалах, а аналитическая информация передается в центр. Решения о работе с проектами, их завершении, согласования договоров принимаются головным офисом. Данные о проектах и их финансировании аккумулируются в центральном офисе. Передача функций филиалам разгрузила центральный офис на 30–50%, обеспечило компактность структуры и ее прозрачность.
- Кадровый учет передан на аутсорсинг. В головном офисе создан HR-департамент, отвечающий за подбор, обучение и развитие персонала. Все это позволяет экономить ресурсы.
- На основе лучших мировых и российских практик, сгруппированы и автоматизированы бизнес-процессы компании. Разработаны корпоративные стандарты и регламенты по управлению проектами, которые позволяют автоматизировать бизнес-процессы компании с филиальной сетью. Разработана эффективная автоматизированная система складского учета, позволяющая оптимизировать службу управления складами и службу поддержки производства
- Разработаны регламенты, регулирующие порядок и сроки предоставления оперативной информации, правила коммуникации, определены рамки компетенций отделов. Введена система прогнозирования необходимых объемов кадровых и материально-технических ресурсов в рамках отдельных проектов.
- Проведены дополнительные настройки базовой функциональности используемой в компании системы 1 УПП, что позволило автоматизировать все бизнес-процессы. Кроме этого, были внедрены автоматизированные системы, обеспечивающие оперативное согласование и возможность удаленных совещаний и собеседований. В результате автоматизации скорость планирования увеличилась в разы.
- Усовершенствована система менеджмента качества, которая является дополнительным конкурентным преимуществом компании.