Проект 3. Оптимизация организационной структуры предприятия при быстром развитии филиальной сети

Оптимизация организационной структуры предприятия при быстром развитии филиальной сети с частичной передачей функций центрального офиса в филиалы; оптимизация управленческого учета.

 
Сроки: 2013-2014

Территория реализации: Санкт-Петербург, регионы

Бизнес-направление: производство и продажа строительных материалов

В результате активной работы на рынке компания, занятая в сфере производства и продажи строительных материалов, стала динамично развиваться: увеличилось число заказов, заработали новые филиалы в регионах. Вырос объем работы у руководителей всех уровней и у сотрудников, занятых производственным и экономическим планированием. Много времени стали занимать контроль и согласование работ.

Проблемы: Организационная структура стала неэффективной для реализации поставленных задач. Деятельность подразделений не была строго регламентирована, в оперативном порядке решались вопросы ответственности должностных лиц и подразделений.

Цель проекта - структурно реорганизовать компанию с целью повышения эффективности ее деятельности.

На первом этапе, компании нужно было определить степень децентрализации процессов. В первую очередь провели диагностику системы, а затем уже начали внедрять изменения.

Специалисты БиЭйГруп в ходе обсуждения выполнения данного проекта

Диагностика существующей организационной системы
Специалисты «БиЭй Груп» провели комплексный анализ системы управления бизнес-процессами:

  • экспертиза должностных инструкций
  • интервьюирование ключевых должностных лиц
  • определение этапа жизненного цикла
  • разработка оптимальной системы движения информации
  • сравнение эффективности существующей структуры с новыми вариантами
  • описание бизнес-процессов «как есть».

В результате проделанной работы выяснилось, что:

  • подразделения компании частично дублируют работу друг друга
  • планирование идет в ручном или полуавтоматическом режиме, отсюда избыток «бумажной работы»
  • топ-менеджеры серьезно загружены оперативными задачами
  • отсутствует система планирования необходимых объемов материально-технических и кадровых ресурсов
  • существует задержка в передаче оперативных данных за счет множества избыточных уровней
  • присутствуют коммуникационные разрывы
  • существуют простои оборудования
  • существуют задержки согласований

Задачи проекта были определены по результатам анализа:

  • провести децентрализацию, то есть перераспределить функции между центром и филиалами с передачей головному офису функции контроля, при этом все договорные функции остаются в центре
  • оптимизировать численность подразделений компании для постановки эффективного  процесса обмена информацией
  • автоматизировать все бизнес-процессы, используя базовый функционал имеющейся в компании системы 1С УПП
  • увеличить объемы производства и повысить прибыльность.

При изменении организационной структуры компания выделила следующие стратегические задачи:

  1. увеличение клиентской базы
  2. рост годовой выручки.

Результаты проекта:

  • Ряд функций передан филиалам. Филиалы самостоятельно реализуют процессы, связанные с планированием, исполнением и контролем. Часть оперативной информации обрабатывается в филиалах, а аналитическая информация передается в центр. Решения о работе с проектами, их завершении, согласования договоров принимаются головным офисом. Данные о проектах и их финансировании аккумулируются в центральном офисе. Передача функций филиалам разгрузила центральный офис на 30–50%, обеспечило компактность структуры и ее прозрачность.
  • Кадровый учет передан на аутсорсинг. В головном офисе создан HR-департамент, отвечающий за подбор, обучение и развитие персонала. Все это позволяет экономить ресурсы.
  • На основе лучших мировых и российских практик, сгруппированы и автоматизированы бизнес-процессы компании. Разработаны корпоративные стандарты и регламенты по управлению проектами, которые позволяют автоматизировать бизнес-процессы компании с филиальной сетью. Разработана эффективная автоматизированная система складского учета, позволяющая оптимизировать службу управления складами и службу поддержки производства
  • Разработаны регламенты, регулирующие порядок и сроки предоставления оперативной информации, правила коммуникации, определены рамки компетенций отделов. Введена система прогнозирования необходимых объемов кадровых и материально-технических ресурсов в рамках отдельных проектов.
  • Проведены дополнительные настройки базовой функциональности используемой в компании системы 1 УПП, что позволило автоматизировать все бизнес-процессы. Кроме этого, были внедрены автоматизированные системы, обеспечивающие оперативное согласование и возможность удаленных совещаний и собеседований. В результате автоматизации скорость планирования увеличилась в разы.
  • Усовершенствована система менеджмента качества, которая является дополнительным конкурентным преимуществом компании.



Почему "БиЭйГруп"?

1. Мастерская «индивидуального пошива». Мы работаем с каждым Клиентом по-особенному, исходя из его конкретных нужд, комбинируя готовые и уникальные решения, специально разработанные для каждой компании.
2. Комплексный подход. Мы стараемся предоставить решения по максимальному спектру задач, стоящих перед Клиентом. Наши специалисты разработали комплекс услуг по сопровождению бизнеса по принципу «одного окна», в том числе бухгалтерское, юридическое обслуживание, консультирование по финансовым и кадровым вопросам, услуги по интернационализации компании, сопровождение внешнеторговой деятельности и др.
3. Успех нашего Клиента – это и наше достижение, потому, что мы работаем на результат. В нашей команде трудятся профессионалы-практики с многолетним опытом качественной работы. Мы инвестируем деньги и время в повышение квалификации своих сотрудников и развитие передовых технологий.

S5 Box

Register

You need to enable user registration from User Manager/Options in the backend of Joomla before this module will activate.