Регламенты в компаниях

Чем полезны регламенты, когда и как их нужно внедрять?

Регламенты в области процесса управления определяют процедуру выполнения отдельных операций. Они избавляют руководителя от аврала и снимают с него необходимость заниматься рутинным контролем, повышают эффективность подразделений и компании в целом, дисциплинируют сотрудников. Их появление всегда связано с какой-то проблемой. Часто решение этой проблемы обходится предприятию слишком дорого, либо она чревата санкциями контролирующих органов.

Рассмотрим процедуру разработки и введения регламентов:

•    Необходимо определить причину повторяющейся проблемы и четко обозначить конечную цель (задачу). Пригласите к обсуждению ответственных лиц, они должны принимать участие в разработке регламентов. Создайте рабочую группу, назначьте ответственное лицо. Обсуждайте промежуточные варианты и вносите коррективы в регламент. После того, как все пункты будут согласованы между всеми заинтересованными сторонами, регламент можно принимать. Совместное обсуждение регламентов позволяет руководителям разных подразделений узнать больше о работе друг друга и в будущем избегать недопонимания.

•    Хороший регламент должен наглядно и коротко описывать решение конкретной проблемы и всю цепочку действий. Следует указать сроки (время) выполнения каждого этапа и необходимые ресурсы. Где возможно, добавьте фотографии, чтобы показать, как именно исполнять то или иное предписание или как должен выглядеть результат. Стандарт должен отражать лучший опыт и правильность выполнения операций. Важно, чтобы описание регламентируемых действий охватывало все возможные ситуации и исключало двусмысленность. Эффективный регламент – результат сложной длительной работы. При этом он должен оказаться простым для восприятия, отражать решение конкретных производственных задач и не вызывать вопросов у исполнителей. Функциональные обязанности сотрудников, описанные в регламенте, не должны противоречить другим документам (в том числе должностной инструкции).

•    Как добиться, чтобы сотрудники следовали новым правилам. Необходимо, чтобы сотрудники, которых касается новый регламент, понимали, как следует выполнять описанные в нем процедуры. Важно, чтобы сотрудники поверили, что регламент это полезный инструмент, который избавляет от необходимости заниматься мелочным контролем и высвобождает время. Менеджеры поверят в эффективность регламентов, если почувствуют себя свободнее. На первых этапах очень важно акцентировать внимание работников на каждом положительном эффекте от внедренных стандартов.

Нужно отмечать, что число ошибок и проблем постепенно уменьшается, указывая, что это результат принятых регламентов. Однако большинство людей с трудом привыкают к новому и после принятия регламентов продолжают работать по-прежнему. Поэтому первое время соблюдение регламентов важно контролировать. Некоторые регламенты можно закрепить приказом. Это придаст им дополнительный вес.

Результатом внедрения эффективного стандартов должны быть следующие показатели:
- зафиксированные стандартные действия сотрудников, а также сроки и способы исполнения повторяющихся задач
- нагрузка на руководителя снижена
- разногласия между сотрудниками устранены, необходимость вмешательства руководителей подразделений в производственные процессы сведена к минимуму
- устранены дублирующие функции и лишние действия
- деятельность компании структурирована, процесс управления компанией и контроль результатов облегчены.

Меню - Новости

Почему "БиЭйГруп"?

1. Мастерская «индивидуального пошива». Мы работаем с каждым Клиентом по-особенному, исходя из его конкретных нужд, комбинируя готовые и уникальные решения, специально разработанные для каждой компании.
2. Комплексный подход. Мы стараемся предоставить решения по максимальному спектру задач, стоящих перед Клиентом. Наши специалисты разработали комплекс услуг по сопровождению бизнеса по принципу «одного окна», в том числе бухгалтерское, юридическое обслуживание, консультирование по финансовым и кадровым вопросам, услуги по интернационализации компании, сопровождение внешнеторговой деятельности и др.
3. Успех нашего Клиента – это и наше достижение, потому, что мы работаем на результат. В нашей команде трудятся профессионалы-практики с многолетним опытом качественной работы. Мы инвестируем деньги и время в повышение квалификации своих сотрудников и развитие передовых технологий.

S5 Box

Register

You need to enable user registration from User Manager/Options in the backend of Joomla before this module will activate.